Aplicaciones como Word y Excel se han convertido en herramientas vitales para la oficina moderna y cada nueva versión apunta a optimizar el flujo de trabajo, simplificar las tareas más rutinarias y ofrecer nuevas funciones que mejoran el aspecto visual de los archivos generados con estos programas. 

Claro está que a pesar de que Word y Excel son las aplicaciones estrella de la suite, existen otras herramientas muy utilizadas en el paquete, como es el caso de Microsoft PowerPoint para realizar presentaciones o Microsoft Outlook para gestionar correo electrónico. 

 

Todas estas herramientas han evolucionado en cada nueva versión de la suite ofimática de Microsoft y ahora con el lanzamiento de Microsoft Office 2010, las encontramos renovadas y con muchas opciones nuevas que nos ayudarán en gran medida con nuestros trabajos de oficina y presentaciones multimedia. 

En esta nota, vamos a conocer todo lo que debemos saber antes de instalar esta suite, los primeros pasos y luego recorreremos las nuevas características que nos ofrece Microsoft Office 2010 y analizaremos los aspectos más destacados de esta versión. 

Antes de comenzar con Microsoft Office 2010 

Lo primero que debemos saber sobre Office 2010 es que este paquete es compatible con sistemas Windows XP (con SP3), Windows Vista y Windows 7. 

En líneas generales, esta versión podrá funcionar correctamente en una PC que corría anteriormente la versión 2007 de Office, por lo tanto, si contamos con un equipo que podía correr decentemente Office 2007, en principio, no sería necesario renovar el hardware. 

Office 2010 se encuentra disponible en diferentes idiomas incluyendo el castellano. Como ocurre con otros productos de Microsoft, la suite se comercializa a través de distribuciones que cuentan con diferentes características, en este caso las diferencias radican principalmente en las aplicaciones que se incluyen. Por ejemplo, la versión de Office 2010 destinada al hogar y a las pequeñas empresas, ofrece las herramientas más utilizadas, entre las que se encuentran Word, Excel, Outlook, Power Point y OneNote. 

Instalación y primeros pasos 

La instalación de Microsoft Office 2010 es bastante sencilla y no presenta contratiempos si se cumplen con los requisitos y se cuenta con el mínimo de espacio en disco necesario (1,5 GB o más). Los usuarios más experimentados podrán personalizar la instalación, eligiendo las aplicaciones y características que se cargarán en el sistema. 

Una vez instalado el sistema, se crearán el grupo y los iconos en el Menú Inicio de Windows, y a partir de ese momento se podrá acceder a los programas. 

La primera vez que ingresemos a alguna de las aplicaciones de la suite, veremos un cartel que nos consulta si deseamos instalar actualizaciones del paquete (cuando estén disponibles), si sólo vamos a cargar las actualizaciones importantes o si no deseamos activar esta posibilidad. 

Esta pantalla demuestra la importancia que le asigna Microsoft a las actualizaciones de seguridad y a las mejoras del producto, al igual que lo hace con sus sistemas operativos Windows. Es recomendable utilizar estas alternativas si no somos usuarios avanzados o recordar cargarlas manualmente, si preferimos tener más control sobre ellas. Para obtener las actualizaciones es necesario estar conectado a internet. 

Respecto al tema de compatibilidad, Microsoft Office 2010 puede abrir los archivos creados con versiones anteriores del paquete, en el caso inverso, Office 2007 podrá abrir los archivos creados con 2010, aunque algunas características pueden no estar presentes si son exclusivas de esta nueva versión. Para que versiones anteriores a Office 2007 pueda abrir documentos creados con Office 2010, será necesario que sean guardados desde la solapa “Archivo”, con la opción “Guardar como” y allí en el “Tipo”, debemos elegir la opción que sea compatible con 97 y 2003. 


Las novedades de la suite 

Si bien la interfaz que presenta Office 2010 ofrece algunos cambios respecto a la versión 2007, seguramente el salto más marcado se dio entre esa versión y la 2003, no obstante esto, Office 2010 termina de afianzar el salto, trasladando el estilo de la interfaz a mayor cantidad de elementos. 

Otro aspecto visual que se destaca es que el estilo de la nueva versión de la suite de oficina más utilizada, se integra perfectamente con la apariencia de Windows 7, aunque claro está, esto no afecta en absoluto su correcto uso en Windows XP y Vista y los otros sistemas operativos de Microsoft compatibles con Office 2010. 

Uno de los aspectos que ha cambiado es el botón de Office, que ha sido reemplazado por la solapa “Archivo”. 

Entre las opciones para cortar (o copiar) y pegar, además del portapapeles múltiple que ya conocíamos, se agregan nuevas características para personalizar el pegado, además de la inclusión de la posibilidad de previsualizar el contenido, esto nos resultará especialmente interesante al utilizar Microsoft Word. 

En lo que se refiere a texto, Word 2010 nos brinda un nuevo conjunto de opciones, entre las que podemos destacar la posibilidad de trabajar con efectos que simulan sombras, reflexión e iluminación. 

Excel incorpora lo que se conoce en inglés bajo el término de sparkline, es decir pequeños gráficos que muestran información para tener una vista rápida y clara de los datos, también se conoce a este término como información gráfica condensada, que en este caso además podemos personalizar. 

Por el lado particular de Microsoft Outlook, notamos una mayor integración con la interfaz de Office, así como también que ha adoptado el uso de “conversaciones” para mostrar y organizar los mensajes, de alguna manera como lo hace Gmail desde hace tiempo. 

PowerPoint sorprende principalmente por el agregado de nuevas características multimedia, como por ejemplo, la posibilidad de incluir videos, ya sean AVI, MPG, WMV o SWF. Esta opción permite algunos retoques básicos, como el recorte del clip y también algunos efectos 3D. 

Dentro de lo que es multimedia, PowerPoint también ha agregado nuevas funciones para aplicar efectos y correcciones a las imágenes que se incorporan en las presentaciones, una característica que le brinda aún mayor potencia a la aplicación. 

Dependiendo de la versión de Microsoft Office 2010 adquirida, podremos disfrutar de algunas herramientas adicionales, como por ejemplo OneNote, Publisher, Access, InfoPath y SharePoint Workspace, entre otras. 

Como podemos ver, en la mayoría de sus nuevas características de este paquete, encontramos una evolución de las herramientas que conocimos en versiones anteriores y algunas funciones nuevas para ampliar y potenciar el espectro de posibilidades que ofrece la suite ofimática más utilizada del mercado. 

A la par de Office 2010, Microsoft desarrolló lo que se conoce como Office Web Apps, que es una versión gratuita de las herramientas de escritorio, pero para ser utilizadas desde una interfaz web. Estas herramientas son: Word Web App, Excel Web App, PowerPoint Web App, y OneNote Web App. No necesitan instalación, pero sí es necesario que el usuario cuente con un navegador de Internet moderno, una buena conexión a Internet y se recomienda que esté instalado el complemento de Silverlight (http://www.silverlight.net)